Niloo Lopez slipper pappersadministration och stress

Niloo Lopez är VD och grundare av Smarkit Agency, som hon nu drivit i 3 år. Innan dess hade hon ytterligare ett eget företag och har i många år hanterat företagspost själv eller försökt arbeta strukturerat med mappsystem, både digitalt och fysiskt.

Men utmaningen för Niloo var att digitalisera allt som går och minimera pappersarbetet. Genom att samla allt på ett ställe kan hon lägga sin tid på viktigare och mer utvecklande saker – som att driva tillväxt för byrån.

Jag hatar verkligen pappersarbete. Och jag visste sällan vart jag skulle spara dokumenten i början. Jag hade inget kontor, så allt kom till min hemadress i början. Jag brukade scanna in posten själv hemma med min skrivare, men det blev till slut rörigt och jag visste inte vad som behövde scannas in.

Ganska tidigt skaffade Niloo en automatiserad bokföringstjänst för att underlätta och automatisera arbetet med redovisning, men utmaningen med att få posten fysiskt och samla den på ett och samma ställe kvarstod.

Bokföringstjänsten hjälper mig mycket, men det gör ju inte att allt pappersarbetet försvinner. Till exempel kom försäkringsdokument och myndighetspost fortfarande hem till mig, och jag behövde posta eller scanna och maila till konsulter och fråga dem om jag skulle spara vissa dokument eller inte. Det hade varit smidigt att kunna dela en digital brevlåda med dem istället från början för att spara tid och automatisera så mycket som möjligt.

Läs om livet med vs utan digital företagsbrevlåda

Valet föll på Kivra

Till slut valde Niloo att testa Kivras kostnadsfria Företagsbrevlåda.

Jag hade ju använt Kivra Privat länge och kände att det var en jättebra tjänst. Dessutom fanns det en hel del bra integrationer hos Kivras Företagsbrevlåda som jag kunde få användning för. Jag var också trött på oordningen bland företagets post och våra viktiga dokument, så jag såg en chans att få allt strukturerat. Så skönt!

En annan faktor som drev Niloo till Kivra var datahanteringen. Datahantering är extra viktig för ett företag som har känslig information med sina kunder som inte får komma ut.

Vi har en hel del känsliga dokument med våra kunder, så som kundavtal och sekretessavtal och liknande. Och jag förstod att Kivra, till skillnad från andra tjänster, inte använder datan för att sälja den vidare. Jag litar på att Kivra har som högsta prio att datan inte hamnar i fel händer och det är viktigt för mig som kund.

Resultatet? Minskad administration och ett inre lugn

Idag använder Niloo och Smarkit Agency Företagsbrevlådan i sitt dagliga arbete. Tack vare integrationer till hennes bokföringssystem och att hon kan dela tillgång med sina firmatecknare och sina anställda, känns vardagen lugnare och mer effektiv.

Nu har jag två ställen för alla mina digitala dokument. Bokföringstjänsten för fakturor, och så har jag Företagsbrevlådan som samlar all myndighetspost, försäkringspapper och allt annat som är viktigt att ha koll på. Det gör att jag kan slippa oroa mig och istället fokusera på min verksamhet, vilket känns skönt.

Hon slipper också hantera posten och dokumenten ensam, eftersom hon kan dela tillgång till Företagsbrevlådan.

Brevlådan blir ju automatiskt delad med de andra firmatecknarna. Det är jättebra eftersom vi inte alltid befinner oss på samma ställe. Jag har också valt att dela tillgång till Företagsbrevlådan med min byråchef Emma som hjälper mig att hantera vissa dokument så som försäkringar.