Särskilda villkor för Kivra+ Företag

1. Allmänt

Dessa särskilda villkor (“Villkoren”) gäller när Kivra Sverige AB, org. nr 556917–3544, eller annat bolag inom samma koncern som Kivra Sverige AB (”Kivra”/”Vi”/”Oss”) tillhandahåller en tjänst för er som företagsanvändare hos Kivra (“Användaren”/”Ni”/”Er”) att ta emot och hantera post och andra dokument digitalt, från avsändare via olika kanaler (”Plusavsändare”), (“Kivra+ Företag”).

För att få tillgång till Kivra+ Företag behöver Ni acceptera dessa Villkor. Villkoren gäller som särskilda villkor i tillägg till Kivras Allmänna Villkor för Tjänsten (“Allmänna villkor”). Villkoren gäller när Ni använder Kivra+ Företag.

Alla definitioner som återfinns i de Allmänna Villkoren för Tjänsten ska, om inte annat framgår av dessa Villkor, ha samma innebörd i dessa Villkor. Om det i Villkoren finns bestämmelser som avviker från de Allmänna Villkoren för Tjänsten ska bestämmelserna i Villkoren äga företräde.

Genom ingåendet av Villkoren ger Användaren fullmakt till Kivra att hantera Kivra+ Företag på det sätt som Kivra finner lämpligt och ändamålsenligt, utan att Kivra behöver inhämta godkännande i förväg från Användaren i varje enskilt fall.

2. Tillgång till tjänsten

Användare beställer Kivra+ Företag genom att ansöka hos Kivra via något av de registreringsalternativ som Kivra från tid till annan erbjuder.

Kivra+ Företag är tillgänglig för Användare som är aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomiska föreningar (inklusive bostadsrättsföreningar) samt ideella föreningar som är anslutna till en av Kivra godkänd organisation.

För att kunna registrera sig för Kivra+ Företag krävs att Användaren har registrerat sig för Tjänsten och har en digital företagsbrevlåda hos Kivra.

Ansökan om registrering kan göras av Användarens Firmatecknare eller av någon som Användaren gett hanteringsrättigheter i Användarens digitala företagsbrevlåda.

3. Beskrivning av tjänsten

####3.1 Skanningtjänsten

Inom Kivra+ Företag erbjuder Kivra en tjänst för skanning av fysisk post för leverans till Användarens digitala företagsbrevlåda (“Skanningtjänsten”).

####3.1.1 Kivra-adress

I Skanningtjänsten tilldelas Användaren en unik fysisk postadress (”Kivra-adress”). Användaren kan därefter uppge Kivra-adressen till de Plusavsändare som skickar fysisk post till Användaren. Det är Användarens ansvar att informera Plusavsändare om att Användaren önskar få post skickad till sin Kivra-adress.

####3.1.2 Leveransadress

För att kunna använda Skanningtjänsten behöver Användaren uppge en fysisk postadress i Sverige (“Leveransadress”). Leveransadressen får inte vara en box-adress och den får inte heller vara densamma som Kivra-adressen.

Användaren ansvarar för att Leveransadressen alltid är korrekt och uppdaterad.

####3.1.3 Skanning och leverans av E-försändelser

Fysisk post som skickas av Plusavsändare till Kivra-adressen kommer, under de förutsättningar som anges nedan, att öppnas, skannas och därefter levereras digitalt till Användarens digitala företagsbrevlåda i form av E-försändelser. E-försändelsen förses även med ett Dokument-ID.

E-försändelsen levereras till Användaren inom två (2) arbetsdagar från det att den fysiska posten levererats till Kivra-adressen.

####3.1.4 Hantering av Originalförsändelser

Fysisk post som har blivit digitalt levererad till Användaren (”Originalförsändelser”) arkiveras av Kivra under sju (7) år från det att posten levererats till Kivra-adressen. Användaren har möjlighet att, så länge Originalförsändelsen är arkiverad, begära att den skickas till Användarens angivna Leveransadress mot den avgift som framgår av Prislistan. Leverans av Originalförsändelser sker genom ordinarie posttjänst.

####3.1.5 Oskanningsbara försändelser

Fysisk post som inte, enligt Kivras bedömning, är möjlig att skanna, inbegripet men inte uteslutande paket, betalkort och andra försändelser i udda format (”Oskanningsbara försändelser”) kommer inte att skannas och arkiveras i samband med leverans till Kivra-adressen.

Kivra ska i stället, mot den avgift som anges i Prislistan, inom två (2) arbetsdagar från det att den Oskanningsbara försändelsen levererades till Kivra-adressen, skicka den Oskanningsbara försändelsen till Användarens Leveransadress. Leveransen av Oskanningsbara försändelser sker genom ordinarie posttjänst eller, om Kivra så beslutar, med bud.

Användaren ansvarar för att informera Plusavsändare om att Oskanningsbara försändelser inte ska skickas till Kivra-adressen.

Oskanningsbara försändelser som inte kan levereras till Användaren på grund av att Användaren inte har uppgett en korrekt eller uppdaterad Leveransadress kommer att behöva destrueras.

####3.1.6 Rekommenderad post etc.

Användaren ansvarar själv för att hämta ut post som skickas rekommenderad till Användarens Kivra-adress. Detsamma gäller post som av någon annan anledning måste avhämtas personligen av Användaren.

Användaren ansvarar för att informera Plusavsändare om att post som måste avhämtas personligen av mottagaren inte ska skickas till Kivra-adressen.

####3.1.7 Marknadsföringsmaterial

Fysisk post som, enligt Kivras bedömning, utgör marknadsföringsmaterial eller annat material av liknande karaktär, inbegripet men inte uteslutande broschyrer, reklamblad och tidningar (”Marknadsföring”), kommer inte att skannas eller arkiveras i samband med leverans till Kivra-adressen. Kivra ska istället, utan att först inhämta godkännande från Användaren, förstöra sådan Marknadsföring. Kivra kan inte hållas ansvarig för någon direkt eller indirekt skada som Användaren lider till följd av förstörelse av post som Kivra har bedömt utgöra Marknadsföring.

####3.1.8 Mottagare saknas

Fysisk post som levereras till Kivra där mottagaren, efter en okulär granskning av Kivra, inte går att utläsa kommer att sändas åter till Plusavsändaren. Om sådan fysisk post saknar avsändare eller Plusavsändaren inte går att utläsa ska Kivra återlämna posten till den postoperatör som levererat den till Kivra. Sådan postoperatör ansvarar för att hantera posten i enlighet med postlagens regler om obeställbara brev.

####3.1.9 Innehåll i fysisk post

Kivra ansvarar inte för innehållet eller för fel och brister i den fysiska post som skickas till Användaren som E-försändelser, Oskanningsbara försändelser eller Originalförsändelser. Kivra ska inte på något sätt hållas ansvarig för eventuell skada som uppstår för Användaren till följd av den fysiska postens innehåll eller för fel och brister i innehållet som uppkommit innan den fysiska posten levererades till Kivra-adressen.

####3.2 E-posttjänsten

Inom Kivra+ Företag erbjuder Kivra en tjänst för mottagande av e-post för leverans till Användarens digitala företagsbrevlåda (“E-posttjänsten”).

####3.2.1 Kivra e-postadress

I E-posttjänsten tilldelas Användaren en unik e-postadress (”Kivra e-postadress”). Användaren kan därefter uppge Kivra e-postadressen till de Plusavsändare som skickar e-post till Användaren. Det är Användarens ansvar att informera Plusavsändare om att Användaren önskar få e-post skickad till sin Kivra e-postadress.

####3.2.2 Mottagande av e-post och leverans av E-försändelser

E-post som skickas till Kivra e-postadressen mottas av Kivra och levereras till Användarens digitala brevlåda i form av E-försändelser under de förutsättningar som framgår nedan.

####3.2.3 Skräppost

E-post som Kivra bedömer utgöra skräppost kommer inte att levereras som E-försändelser till Användarens digitala brevlåda. Kivra ska istället, utan att först inhämta godkännande från Användaren, radera sådana e-postmeddelanden. Kivra kan inte hållas ansvarig för någon direkt eller indirekt skada som Användaren lider till följd av radering av e-post som Kivra har bedömt utgöra skräppost.

####3.2.4 Mottagare saknas

Om E-post som levereras till Kivra saknar mottagare kommer Plusavsändaren att informeras om att meddelandet inte kunde levereras.

####3.2.5 E-postmeddelandens innehåll

Kivra kommer endast att leverera innehåll i form av text samt bilagor i formaten JPEG, PDF och PNG till Användaren i form av E-försändelser. Innehåll i formatet HTML kommer inte att levereras till Användaren. E-post som innehåller bilagor i andra format, eller som innehåller fler än en (1) bilaga, kommer inte att levereras till Användaren. Plusavsändaren kommer då att informeras om att meddelandet inte kunde levereras.

Kivra ansvarar inte för innehållet eller för fel och brister i e-post som skickas till Användaren som E-försändelser. Kivra ska inte på något sätt hållas ansvarig för eventuell skada som uppstår för Användaren till följd av e-postmeddelandens innehåll eller för fel och brister i innehållet som uppkommit innan e-postmeddelandet levererades till Kivra e-postadressen.

####3.3 Tolktjänsten

Inom Kivra+ Företag erbjuder Kivra en tjänst för tolkning av inkomna E-försändelser (“Tolktjänsten”). I Tolktjänsten identifierar Kivra uppgifter i E-försändelser för att effektivisera bokföringsprocessen för Användaren i de bokföringstjänster som är anslutna till Kivra.

####3.3.1 Identifiering av bokföringsposter

I Tolktjänsten klassificerar Kivra alla inkommande E-försändelser som antingen “bokföringsposter” eller “annat”. E-försändelser som Kivra bedömer utgör bokföringsposter kommer Kivra att tolka. E-försändelser som Kivra klassificerar som “annat” kommer inte att tolkas.

Användaren ansvarar för att kontrollera att klassificeringen av inkomna E-försändelser är korrekt.

####3.3.2 Tolkning av bokföringsuppgifter

De E-försändelser som klassificeras som bokföringsposter kommer Kivra att tolka genom att försöka identifiera och validera sådana uppgifter som behövs för bokföring och koppla dessa till E-försändelsen.

Kivra ansvararar inte för att tolkade uppgifter är korrekta.

####3.3.3 Ändring och komplettering av tolkade uppgifter

Användaren kan inte ändra eller komplettera de uppgifter som Kivra har tolkat i Tolktjänsten. Detta kan istället ske i den bokföringstjänst som Användaren har anslutit sin digitala företagsbrevlåda till.

Kivra ansvarar inte för att ändrade och kompletterande uppgifter är korrekta.

4. Pris och betalning

Kivra+ Företag tillhandahålls mot en avgift. Avgifterna framgår av aktuell prislista som tillhandahålls av Kivra eller en återförsäljare. Kivras prislista finns tillgänglig här.

Om Användaren betalar för Kivra+ Företag direkt till Kivra debiteras det av Användaren registrerade betalningsalternativet månatligen. Fasta avgifter debiteras i förskott. Övriga avgifter debiteras i efterskott. Användaren ansvarar för att det alltid finns ett aktivt betalningsalternativ registrerat.

Om Användaren betalar för Kivra+ Företag via en återförsäljare regleras villkoren för betalningen mellan Användaren och återförsäljaren.

5. Behandling av personuppgifter

Användaren är personuppgiftsansvarig och Kivra är Användarens personuppgiftsbiträde för behandlingen av personuppgifter i Kivra+ Företag. Förhållandet regleras i Personuppgiftbiträdesavtalet inklusive Specifikationen till dessa Villkor. För att kunna tillhandahålla Kivra+ Företag till Användaren behöver Kivra samla in och behandla vissa personuppgifter om Användarens representanter i enlighet med informationen om Kivras behandling av personuppgifter som Ni hittar här.

6. Ändring i tjänsten

Vilka funktioner som från tid till annan kan utnyttjas via Kivra+ Företag kan över tid komma att variera i omfattning och utformning. Kivra förbehåller sig rätten att fortlöpande utveckla, utöka, inskränka eller i övrigt förändra tjänstens utformning, tekniska funktioner, system och övriga komponenter samt villkoren för dessa. Det innehåll och de villkor som vid var tid gäller för tjänsten delges alltid Användare för denne att ta ställning till vid användning av tjänsten.

Kivra informerar Användaren via Tjänsten när nya funktioner introduceras. Användare får automatiskt tillgång till nya funktioner som tillhandahålls utan kostnad för Användaren och som inte kräver Användarens samtycke. Om nya funktioner erbjuds mot en avgift eller kräver Användarens samtycke väljer Användaren själv om dessa ska läggas till Kivra+ Företag eller inte.

7. Avstängning och avslutande av tjänsten

####7.1 Användarens rättigheter

En Användare har rätt att när som helst säga upp Kivra+ Företag genom att anmäla till Kivra att Användaren önskar avsluta denna tjänst. Användarens uppsägningstid för Kivra+ Företag är 45 dagar. Uppsägningstiden räknas från den dag då uppsägningen kommer Kivra tillhanda.

Uppsägning från Användarens sida på grund att Användare inte godkänner ändringar i Villkoren ska ske i enlighet med denna punkt 7 och inte i enlighet med skrivningarna i de Allmänna Villkoren för Tjänsten.

####7.2 Kivras rättigheter

Om Användaren inte betalar för Kivra+ Företag avslutas tjänsten automatiskt 45 dagar från den dag då avgiften förföll till betalning.

Kivra har under uppsägningstiden samt efter tjänstens avslutande rätt att fakturera Användaren för de avgifter och kostnader som Användaren orsakar Kivra enligt gällande prislista.

####7.3 Användarens skyldigheter

Vid avslut av Kivra+ Företag ansvarar Användaren för att meddela samtliga Plusavsändare att fysisk post inte längre ska skickas till Kivra-adressen och/eller att e-post inte längre ska skickas till Kivra e-postadressen. Användaren ansvarar för eventuella kostnader som uppkommer för Kivra till följd av att Plusavsändare fortsätter att skicka fysisk post till Kivra-adressen och/eller e-post till Kivra e-postadressen efter uppsägningstidens utgång, se Prislistan.

####7.4 Kivras skyldigheter

Kivra ska under uppsägningstiden leverera Kivra+ Företag till Användaren i enlighet med Villkoren.

####7.3 Återaktivering

Användaren har möjlighet att återaktivera Kivra+ Företag under uppsägningstiden.

Om tjänsten avslutats på grund av utebliven betalning återaktiveras Kivra+ Företag automatiskt om Användaren åter registrerar ett aktivt betalningsalternativ i Tjänsten under uppsägningstiden.

Efter återaktivering gäller de uppsägningstider som framgår av denna punkt 7.

8. Avslutande av Kivra+ Företag

När uppsägningstiden är över kommer Kivra inte att skicka någon fysisk post eller några E-försändelser till Användaren via Kivra+ Företag.

Kivra förbehåller sig rätten att meddela relevanta postoperatörer att Användaren är avflyttad från Kivra-adressen och att eventuell fysisk post till Användaren adresserad till Kivra-adressen är obeställbar. Kivra förbehåller sig även rätten att inte ta emot fysisk post adresserad till Kivra-adressen.

Eventuell fysisk post som levereras till Kivra-adressen efter uppsägningstiden kommer att behöva destrueras. Eventuell e-post som levereras till Kivra e-postadressen kommer att raderas. Som anges ovan är det därför viktigt att Användaren meddelar Plusavsändare att fysisk post inte längre ska skickas till Kivra-adressen och/eller att e-post inte längre ska skickas till Kivra e-postadressen i god tid innan uppsägningstiden är slut. Kivra kan inte hållas ansvarig för någon direkt eller indirekt skada som detta förfarande kan komma att innebära för Användaren.

Kivra kan komma att ta betalt för kostnader som Användaren orsakar Kivra, exempelvis genom att Plusavsändare fortsätter att skicka post till Kivra-adressen, även efter tjänstens avslutande i enlighet med Prislistan.

Kivra fortsätter att lagra Originalförsändelser med tillhörande Dokument-ID på uppdrag av Användaren under totalt sju (7) år från det att försändelsen levererats till Kivra-adressen. Användaren har möjlighet att, så länge Originalförsändelsen är arkiverad, begära att den skickas till Användarens angivna adress mot den avgift som framgår av Prislistan.